Código de Buen Gobierno

TITULO PRELIMINAR GENERALIDADES

 

 Adopción  y actualización de un Código de Buen Gobierno

 

Los Estatutos de FEDEMADERAS disponen en el literal l) del artículo 39  que corresponde a la Junta Directiva Nacional adoptar a través de un Código de Buen Gobierno las normas de Gobierno Corporativo  de la Entidad para velar por el respeto de los derechos y protección de sus afiliados y la adecuada administración de sus asuntos.

Los Estatutos vigentes en sus artículos 42 y 43 señalan las funciones  y  requisitos para la Dirección Ejecutiva y recogen los elementos pertinentes de este código.

Esta es la primera actualización o modificación que se hace al Código de Buen Gobierno de FEDEMADERAS, adoptado en 2005

Propósito

El propósito de este Código  es suministrar elementos prácticos para la gestión ética de FEDEMADERAS  y para generar pautas de conducta que faciliten el cumplimiento de responsabilidades de la Federación a su interior, en sus relaciones con terceros y fomentar el desarrollo de relaciones de confianza.

En caso de dudas o vacíos en la aplicación o interpretación de este código, unas y otros serán resueltos por la Junta Directiva  de la Federación

 

TITULO PRIMERO   PRINCIPIOS Y VALORES

FEDEMADERAS  expresa su respeto  por  la Constitución Política e incorpora en su  naturaleza como principios la equidad, la integridad. y la honestidad.

Todos los actos de FEDEMADERAS están regidos por los  siguientes valores:

    1. Ética y Legalidad

Todas las personas relacionadas con la Federación, ya sea a través de un vínculo de afiliado, laboral o comercial, deben actuar con fidelidad, lealtad, honestidad, legalidad y verdad en todas las actividades relacionadas con prácticas de negocios y conducta personal.  Además tienen la obligación de ceñirse al estricto cumplimiento de la ley, a los más altos principios éticos y a los Estatutos de la Federación.  Para FEDEMADERAS es tan importante la manera en la que se obtienen resultados, como los resultados mismos.

No se realizará vinculación alguna con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento ético, social o empresarial contrario a las leyes, la ética y las buenas costumbres, o que se encuentren cuestionados legal o judicialmente.

    2. Sostenibilidad  Ambiental

La Federación busca contribuir proactivamente en mejorar la calidad de vida de los colombianos y alcanzar un ambiente sano y sostenible, y por lo tanto hará lo que esté a su alcance para garantizar que sus Miembros y proveedores cuenten con políticas ambientales efectivas y en implementación.

   3. Responsabilidad Social

En FEDEMADERAS  nos comprometemos a poner en práctica los principios de Responsabilidad Social Empresarial que permitan establecer y sostener  buenas relaciones con nuestros grupos de interés, apoyados de mecanismos para identificar y mitigar impactos negativos, potenciar impactos positivos, poner en marcha mecanismos de comunicación transparente, resolución de conflictos y manejo ético en la toma de decisiones y administración de recursos; además en la contribución al progreso social de las comunidades vecinas, de la mano del Estado, sin pretender reemplazar su rol y el de la familia.

   4. Transparencia

En consideración a la naturaleza gremial de FEDEMADERAS; a la proyección social de su desarrollo; a que los miembros de la Junta Directiva Nacional representan intereses de todo el sector  y no intereses individuales, propios o particulares; a que deben primar los intereses colectivos del sector sobre los particulares y, a su vez, los intereses nacionales sobre los sectoriales; a la transparencia pública de sus actos; se establece que toda la información y actos de la  Federación están a disposición del conocimiento público, a menos que en un tema particular y de manera expresa, con argumentos de conveniencia del bien general y nacional se estipule lo contrario.

    5. Respeto por los Derechos Humanos

FEDEMADERAS reconoce que  la entidad y  las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos reconocidos internacionalmente, y  deben asegurarse de no ser cómplices en abusos de los derechos humanos.

    6. Pluralismo

El Gremio acepta y respeta la presencia de posiciones distintas, legítimas  y eventualmente contradictorias, y de grupos autónomos e independientes, a su interior, los cuales deben converger en interacción dinámica y respetuosa de las mayorías.

   7.  Respeto por los  activos y bienes de la Federación

Todos los Miembros, consultores y empleados de la Federación, deben velar por los activos y bienes de  FEDEMADERAS como si fueran propios. Estos activos incluyen bienes físicos, productos, servicios y bienes intangibles como la imagen, reputación y relaciones de la Federación.

 

TITULO SEGUNDO: CONTROL PARTICIPATIVO DE LOS AFILIADOS

 

Los Estatutos de la Federación contemplan los Deberes y Derechos de los afiliados en sus artículos  12º ,13º,  y 14º y las causales y forma de la perdida de carácter de afiliado en el artículo 15.

Son deberes de los miembros activos según el literal b  del artículo 12º  y  de los miembros adjuntos según el literal  b del artículo 14:  “  Conocer y practicar las normas establecidas en el Código de Buen Gobierno”  y de acuerdo con el literal i  del artículo 12º – “Ejercer vigilancia sobre el pulcro y ético manejo de los dineros y el buen nombre de la Federación”.

La participación activa en la Asamblea General, las Asambleas Regionales y los Comités Regionales, permiten a los afiliados acompañar a la Federación y fortalecerla con su ejercicio del control participativo.

Los Estatutos prevén la posibilidad de una Auditoría especializada solicitada por un número plural de miembros activos que representen el 15% del numero total de afiliados, la cual puede solicitarse en cualquier momento.

 

TITULO TERCERO: ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

 

La Federación y todos sus órganos propenden por el adecuado funcionamiento de sus procedimientos y por el cumplimiento de sus valores y objetivos para con sus miembros y aliados. Por lo tanto FEDEMADERAS velará por la adecuada ejecución de las acciones gremiales, estratégicas y administrativas, y se facilitará el actuar de los entes de control interno:

1.-  Comité Financiero

Este Comité apoya y fortalece la organización interna de la Federación. Entre sus funciones está diseñar procesos financieros y contables internos, y supervisar la viabilidad financiera del Gremio.  El Comité  asesora en materia de proyección financiera y análisis de solidez y viabilidad.

El Comité será designado por la Junta Directiva.

2.- Revisoría Fiscal

La Revisoría Fiscal es un ente fundamental en el ejercicio  del adecuado Control interno por lo cual las disposiciones estatutarias y la selección deben observarse con el adecuado deber de cuidado.

3. Relación con Proveedores y Contrapartes

Se seleccionará rigurosamente a los afiliados y proveedores.  Se buscará establecer relaciones de beneficio mutuo basadas en la calidad, la eficiencia, el respeto, la búsqueda constante del bien común y las mejores condiciones para las dos partes.

La selección de nuevos afiliados  y proveedores  deberá ceñirse a principios de selección objetiva, buena fe, transparencia, economía, equidad y responsabilidad social y ambiental.

 

TITULO CUARTO – CONFLICTO DE INTERESES

 

1. Conflicto de intereses – Definición.

Se entiende por conflicto de intereses toda situación o evento en que los intereses personales, directos o indirectos de los afiliados y sus representantes, de los directivos de la Federación, de los empleados, contratistas, o los de sus familiares o allegados, se encuentren o puedan llegar a encontrarse en oposición con los intereses colectivos de los afiliados y del sector en cumplimiento de los estatutos de la Federación, aclarando que en todo momento el interés sectorial está subordinado al interés general.

2.-Lineamientos generales frente a situaciones de conflicto.

Toda persona vinculada a la Federación debe evitar, o en su defecto, reconocer y declarar cuanto antes a sus pares si es miembro de un órgano directivo de la Federación, o al representante legal de la Federación cuando se es empleado o  contratista, cualquier situación de conflicto de interés potencial, percibido o real, incluso en caso de duda, y manejarla de manera oportuna y adecuada de acuerdo con el presente Código.

3.- Órganos Directivos con capacidad de tomar e influir en las decisiones.

Los miembros de la Junta Directiva y en general de los órganos directivos con capacidad de tomar e influir sobre decisiones, deben evitar y/o declarar cualquier conflicto de interés con relación a  las políticas, programas y actividades gremiales que requieren su apoyo y direccionamiento cuando existan intereses empresariales particulares y personales o en función de la integración de su negocio particular con diferentes eslabones de la cadena productiva representada.

En este sentido, los miembros de la Junta Directiva Nacional  y en general de los órganos directivos de la Federación, se abstendrán a toda costa de intervenir o participar en decisiones u orientación de políticas en las que pudieran :

- Transmitir sesgadamente la percepción y visión del negocio.

- Obstaculizar la aplicación de políticas y el desarrollo de programas de interés general.

- Orientar inadecuadamente los recursos para inversión y desarrollo hacia programas y actividades que no generen impactos de beneficio general para la comunidad gremial.

- Retener inapropiadamente información relevante en el proceso de toma de decisiones.

- Restringir injustificadamente la libre entrada a la actividad.

- Restringir injustificadamente la afiliación a la Federación.

- Obstaculizar el desarrollo de nuevos mercados.

- Influir inadecuadamente en el uso de recursos de la Federación.

- Influir indebidamente en el nombramiento de empleados o la contratación de asesores o consultores  de la Federación.

- Beneficiar directamente sus propios negocios.

4. Compromiso de los Miembros de la Junta Directiva Nacional de su  Director Ejecutivo  y de la Administración.

Los miembros de la Junta Directiva Nacional de FEDEMADERAS se comprometen a que sus  actuaciones en esa calidad estarán orientadas de manera prioritaria y exclusiva en la defensa del interés colectivo del sector y bajo el entendido de que ese interés colectivo está subordinado al interés nacional general.

Un miembro de la Junta Directiva Nacional  o  de los  Comités Regionales, no puede, sin las formalidades del caso, expresar opiniones personales como si fueran las de ese órgano, puesto que estos individualmente no tienen una representación ni vocería, y, por lo tanto, sus opiniones individuales no comprometen la posición del Gremio.

En temas sensibles y delicados, las posiciones del Presidente de la Junta Directiva Nacional y del  Director Ejecutivo de la Federación, deben corresponder a los lineamientos expresamente fijados por dicha Junta, puesto que su vocería y representación comprometen al Gremio.

Las actuaciones de la Administración, en la misma forma como se estableció para la Junta Directiva Nacional  estarán orientadas a la defensa del interés colectivo del sector, bajo el entendido de que ese interés colectivo está subordinado al interés nacional general. Además, atenderá, dentro de la medida de sus atribuciones y capacidades, los asuntos particulares de los afiliados, pero subordinando ese interés individual al colectivo.

Los favores personales que no sean inherentes a la actividad gremial o empresarial ordinaria, que los empleados de la Federación le hagan a miembros de la Junta Directiva Nacional o que a su vez, éstos hagan a empleados de la Federación, deben ser del conocimiento de aquella.

Todo nombramiento  o contratación de personas relacionadas con los afiliados, en cargos en las instituciones del Gremio o cercanas a este, o en las que el Gremio pueda influir, deben ser del conocimiento de la Junta Directiva Nacional. Igualmente debe ser del conocimiento de éste órgano el nombramiento en cargos en las organizaciones de los afiliados de personas vinculadas al gremio o de parientes de estas.

5. Roles adicionales de la Federación.

La Federación debe evitar conflictos de interés al desempeñar roles diferentes o adicionales al eje central de sus actividades, cuando ello afecte sus propios intereses en correspondencia con su misión y objetivos.

Para ello, la Federación y cada uno de los destinatarios de esta política, se comprometen a velar y promover  la equidad ante terceros y la libre y justa competencia en relación con aquellas actividades adicionales que eventualmente asuma la agremiación.

6.- Manejo del conflicto.

Como medida de prevención, los conflictos de interés potenciales deben ser identificados y declarados por la persona involucrada o reportados por otros funcionarios o afiliados de la Federación, tan pronto como sean conscientes de la existencia de dicho potencial conflicto de interés.

En cada caso, la Junta Directiva Nacional  determinará el conducto regular  para la declaratoria de conflictos de interés.

Una vez identificados posibles conflictos de intereses, la Federación deberá implementar los mecanismos conducentes para realizar periódicamente el seguimiento de estas situaciones, a fin de garantizar que las mismas no vayan a generar problemas dentro de la organización.

Para éstos efectos, la Junta Directiva Nacional y la Administración de la Federación actuarán como veedores permanentes.

Parágrafo. De todas las actuaciones relacionadas con la aplicación de este Código, se llevará un registro por  separado.

7. Declaración o reporte del conflicto.

La Junta Directiva en pleno designará la Comisión de Ética de la Federación, la cual asume el conocimiento de los casos que se sometan a su consideración.

La Comisión rendirá su concepto y presentará  recomendación a dicha Junta, para que decida sobre el eventual conflicto de interés. En aras de la imparcialidad, idoneidad y equilibrio que requiere el ejercicio de esta función a fin de garantizar el cumplimiento de este Código, la Comisión de Ética estará integrada por un (1) miembro honorario de la Federación, un (1) miembro dela Junta Directiva y  tres (3) miembros externos elegidos de una lista preparada por la Administración de la Federación.

Las decisiones de la Junta Directiva en relación con la aplicación de este Código, se tomarán por la mayoría de votos. En el evento de no poder dirimir el conflicto, la Junta Directiva remitirá el caso a la Asamblea General de Afiliados.

8. Evaluación y Conclusiones

Una vez conocido el conflicto, el proceso de evaluación se llevará a cabo durante los siguientes ocho (8) días hábiles. En todo caso, dentro de este término, la persona sujeta al potencial conflicto, deberá  abstenerse de presenciar o participar en las discusiones objeto del tema que lo genera, mientras se evalúa y resuelve la situación.

Conclusiones de la evaluación.

Luego del proceso de evaluación del conflicto por parte de la Comisión de Ética, y dependiendo del  caso, se podrá llegar a cualquiera de las siguientes conclusiones:

- La ausencia de conflicto.

- La(s) persona(s) involucrada(s) deberá(n) cesar o no iniciar la actividad, o realizar la conducta constitutiva de conflicto de interés.

- La(s) persona(s) involucrada(s) deberá(n) abstenerse de intervenir directa o indirectamente en las actividades y decisiones que tengan relación con el conflicto. Abstenerse implica no participar ni presenciar las discusiones referidas a los temas objeto del conflicto.

 

TITULO V  RELACIONES EXTERNAS

 

Relación con  Entes del Gobierno

Las relaciones de la Federación con el Gobierno  y con las entidades  gubernamentales se manejarán siempre  dentro del marco de la Ley y bajo las normas estrictas de ética.  Toda relación con entidades gubernamentales debe ser liderada, coordinada e implementada por el Representante Legal.

Donaciones y  Regalos

FEDEMADERAS efectuará o recibirá donaciones solamente con previa autorización de la Junta Directiva.

Como política general la Federación no fomenta la práctica de dar o recibir  regalos. Solo se permite  realizar o aceptar atenciones sociales y objetos de valor simbólico y considerados normales del desarrollo de los negocios.

Política Partidista

La Federación no realizará contribuciones en dinero o en especie a ninguna campaña política o electoral.

 

TITULO VI  CONFIDENCIALIDAD

De acuerdo con los Estatutos vigentes, es función del Director Ejecutivo velar por la conservación del secreto y confidencialidad de toda información suministrada por los miembros, y evitar que sea facilitada a personas, oficinas, o entidades, con fines comerciales o de lucro.

Para buscar que la información confidencial se trate con respeto y prudencia, la Federación hará lo posible para que sus Miembros se ciñan a las siguientes normas:

- No comentar temas relacionados con la Federación con el personal ajeno a ésta.

- En relación con los proyectos o actividades estratégicas de FEDEMADERAS, deberán conservar la confidencialidad y reserva de la información que pueda ser sensible o deba su carácter de confidencialidad.

Medios  de  Comunicación

El Director Ejecutivo  de la Federación y  previo acuerdo alguno de sus dos (2) suplentes  en la Representación Legal son los únicos autorizados para entregar a los medios de comunicación los comentarios, entrevistas y publicaciones  acerca de la Federación.

Los miembros de la misma deben abstenerse de  hacer cualquier tipo de comentario  o revelar información a los medios masivos de comunicación a nombre de FEDEMADERAS  a menos que cuenten con la expresa autorización previa del Director Ejecutivo.

 

TITULO VII       OBLIGATORIEDAD

 

El presente Código de Buen Gobierno  se aplica  a los miembros, afiliados, directivos, contratistas  y empleados de la Federación como una normativa que forma parte integral de su vinculación con FEDEMADERAS.

El Director Ejecutivo de la Federación hará la divulgación periódica del presente Código y propenderá por su más amplia difusión

Revista FEDEMADERAS

Pacto por la Madera Legal

FEDEMADERAS

SAC